Kerja 20%, Hasilnya 80% (Pareto’s Principle)

WORKHOLIC. Kita tentu sudah tak asing lagi dengan istilah yang satu ini. Yup, itu adalah istilah bagi orang yang ‘gila kerja’. Seorang workholic sanggup bekerja berjam-jam lamanya melebihi waktu bekerja normal yang 8 jam sehari. Mereka selalu mencoba menyelesaikan sebanyak mungkin pekerjaan dalam sekali waktu tertentu. Sehingga merekapun tenggelam dalam kesibukan pekerjaannya. Sepertinya memang workholic ini adalah type pekerja keras.

Tetapi tahukah kita, bahwa ternyata banyaknya kesibukan tidaklah selalu sama dengan produktivitas? Artinya, bahwa banyaknya kesibukan itu ternyata belum merupakan jaminan akan menghasilkan sesuatu. Banyaknya kegiatan bukan menghasilkan sesuatu yang berguna. Sehingga tanpa disadari terkadang selama seharian sebenarnya kita boleh jadi tidak menghasilkan sesuatu yang berguna.

Lalu, pekerjaan apa yang dikategorikan “berguna” ? Tentulah pekerjaan yang menghasilkan sesuatu sesuai goal yang ingin kita raih, atau paling tidak sesuatu yang bisa mendukung pekerjaan lain yang berkaitan. Selain dari itu, sesungguhnya bukan merupakan pekerjaan yang produktif.

Seringkali kita merespons bertumpuknya pekerjaan dengan melakukan barter dengan waktu kita : bekerja lebih keras, beraktivitas lebih lama dari biasanya yang berakibat pulang lebih larut, makan sering terlambat dan lain sebagainya. Apabila tidak diimbangi dengan olahraga dan nutrisi yang baik, lambat laun akan terjadi penurunan daya tahan tubuh yang mengakibatkan mudah terserang penyakit serta stres.

Memang banyak orang menghargai orang yang bekerja keras. Tetapi yang harus diingat, adalah bahwa penghargaan didapat seseorang atas hasil, bukan dari kerja kerasnya! Artinya, yang akan dinilai adalah output, bukan prosesnya. Seberapa pun kerasnya usaha dan kerja seseorang, manakala output (hasilnya) tidak sesuai, maka tidak akan bernilai apa-apa.

Karena pada akhirnya hasil yang akan berbicara, bukan kesibukan, maka kita harus cerdas dalam melakukan aktivitas pekerjaan. Kita harus mampu memaksimalkan pekerjaan kita dengan melihat pekerjaan apa yang hasilnya paling besar dengan melakukan aktivitas yang paling sedikit. Inilah yang dikenal sebagai Pareto’s Principle (Prinsip Pareto).

Sekedar diketahui, Vilfredo Pareto adalah seorang ahli matematika asal Italia. Prinsip ini digunakannya setelah ia melihat bahwa 80% tanah di daerah kelahirannya ternyata dikuasai oleh 20% orang-orang kaya di sana. Pareto lalu menerapkan prinsip ini pada perkebunan kacang polong miliknya, yakni 20% lahan kebun yang ia tanami harus menghasilkan 80% kacang polong untuk dipanen.

Menurut Pareto, idealnya, hasil 80% diperoleh dari aktivitas 20% yang dilakukan. Bisa juga dikatakan : Output 80% dengan input 20%. Prinsip 80/20 inilah yang banyak dipakai bila ingin melakukan efektivitas dalam bekerja, maupun dalam hal lainnya.

Hal terpenting dalam menerapkan prinsip 80/20 adalah kemampuan dalam mendefinisikan “inti” dari pekerjaan kita. Apa saja aktivitas dan peran utama dari pekerjaan kita? Setiap pekerjaan pastilah memiliki beberapa daftar aktivitas, maka pilihlah yang paling ‘berpengaruh’ (baca : prioritas) dari semua itu. Yakni aktivitas yang bila tidak dikerjakan dengan baik akan berakibat fatal bagi kita.

Gunakan prinsip 80/20 ini untuk mengenali inti pekerjaan. Pastikan untuk mengerjakan semua dengan maksimal, pilih yang prioritas dan tinggalkan yang tidak. Ketahui mana pekerjaan yang harus dikerjakan segera dan mana yang bisa ditunda. Juga mana pekerjaan yang bisa didelegasikan dan mana yang tidak. (Sebaiknya jangan mendelegasikan 20% pekerjaan yang akan memberikan hasil 80% itu kepada orang lain – kecuali memang dalam rangka kaderisasi).

Memang terkadang tidak bisa dipungkiri bahwa akibat skala prioritas ini kita mungkin mengorbankan hal-hal lainnya. Tetapi yakinlah bahwa hasil 80% jauh lebih baik dari hasil yang hanya 20%. Misalnya seorang sales yang memiliki 100 orang pelanggan, akan lebih baik kalau ia memiliki prioritas terhadap 20 orang pelanggan loyal yang merupakan sumber 80% penjualannya. Karena 20 orang inilah yang menjadi sumber utama prestasinya.

Sehingga apabila suatu saat si sales mendapatkan 2 telepon pada saat bersamaan, yang satu berasal dari salah seorang yang termasuk di 20 orang pelanggan loyalnya dan yang satunya lagi dari seorang pelanggan lainnya, maka ia sudah tahu mana yang lebih didahulukan. Meskipun tentu setiap pelanggan adalah sama-sama penting dan berharga, serta larangan untuk membeda-bedakan pelanggan, namun skala prioritas tetap berlaku. Si sales pasti akan mendahulukan mereka yang masuk dalam 20 orang pelanggan loyalnya. Kenapa ? Karena ia sadar betul kalau ia akan mendapatkan 80% hasil dari sana.

Sebagai penutup, Prinsip Pareto hakekatnya tidak hendak membuat kita egois dan pilih-pilih. Ia hanya mengajarkan kita untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap kerja (keras) kita, yakni dengan skala prioritas. Maka cerdaslah dalam membuat skala prioritas kita.

“Lakukan 20% pekerjaan untuk mendapatkan 80% hasil. JANGAN SEBALIKNYA!”

(sah / Diolah dari : Majalah Marketing - Juni 2010)